TIETOSUOJAKÄYTÄNTÖ

Workwide AB

Org.nr: 556959-2404

Trekantsgatan 3, 652 20 Karlstad, Ruotsi

Tässä asiakirjassa kuvataan, miten Workwide AB kerää, käsittelee ja suojaa henkilötietoja yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti.

1. Kuka on rekisterinpitäjä?

Workwide-konsernissa rekisterinpitäjä on Workwide AB, org.nr: 556959-2404, Trekantsgatan 3, 652 20 Karlstad, Ruotsi ("Workwide" tai "me" tai niistä johdetut muodot). Tarjoamme työnhakijoille työpaikkaalustoja, joilla työnantajat julkaisevat työpaikkailmoituksia ympäri maailmaa ("Palvelut"). Tämä asiakirja muodostaa käytäntömme henkilötietojen keräämistä ja käsittelyä koskien.

Yleisen tietosuoja-asetuksen 2016/679 (GDPR) mukaisesti meidät on nimetty niiden henkilötietojen rekisterinpitäjäksi, joiden käsittelyn tarkoitukset ja keinot me määrittelemme. Henkilötiedoilla tarkoitamme kaikkia tietoja, jotka liittyvät suoraan tai välillisesti elävään luonnolliseen henkilöön. Esimerkiksi nimi ja osoite, mutta myös maantieteellinen sijainti tai IP-osoitteet.

Teemme yhteistyötä luotettavien kolmansien osapuolten kanssa tietojen keräämiseksi. Saatamme myös ajoittain jakaa tietoja näiden kolmansien osapuolten kanssa, kuten sähköpostiosoitteesi tai puhelinnumerosi. Nämä kolmannet osapuolet voivat yhdistää tietosi muihin keräämäänsä tietoon luodakseen personoituja yleisöjä tai toimittaakseen kohdennettua mainontaa. Lisätietoja siitä, miten nämä kolmannet osapuolet käsittelevät tietojasi, on saatavilla täältä: Miten Google käyttää tietoja

2. Mitä henkilötietoja käsitellään?

Käsittelemme yhteystietojasi, kuten nimeäsi, sähköpostiosoitettasi ja puhelinnumeroasi. Nämä henkilötiedot kerätään työnantajien yhteydenottolomakkeella tai työnhakijoiden hakukaavakkeilla.

Lisäksi käsittelemme myös verkkosivustollemme lataamiesi tai meille lähettämiesi ansioluetteloiden ja hakemuskirjeiden sisältöä sekä kaikkia Palveluiden käytön yhteydessä annettuja tietoja, kuten ammatillisia kiinnostuksen kohteita ja toimialakohtaisia kiinnostuksen kohteita.

Käsittelemme myös automaattisesti kerättäviä hallinnollisia henkilötietoja, kuten IP-osoitteesi, tunnistenumeron, sijaintitiedot ja evästeet. Käsiteltävät evästeet vaihtelevat käyttämiesi alustatyyppien mukaan. Evästekäytäntö on saatavilla kullekin alustalle täällä.

Huomioithan, että emme välttämättä pysty tarjoamaan Palveluja kokonaisuudessaan, ellet anna meille edellä mainittuja henkilötietoja.

2a. Haastattelujen tallennus ja analysointi

Workwide AB voi tallentaa rekrytointihaastatteluja (mukaan lukien puhelin- ja videokeskustelut) ja käsitellä niitä tekoälypohjaisten analyysi- ja transkriptiotyökalujen avulla arvioidakseen hakijoita, parantaakseen rekrytointiprosessia ja kouluttaakseen tiimiämme.

Tallenteet säilytetään turvallisesti, ja niihin pääsevät käsiksi vain valtuutetut henkilöt. Tämän käsittelyn oikeusperuste on suostumus, joka hankitaan ennen tallentamista.

Ennen tallennettavan haastattelun alkamista hakijat informoidaan asiasta ja heitä pyydetään antamaan nimenomainen suostumuksensa. Hakijat voivat peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa ottamalla yhteyttä osoitteeseen [email protected]. Tällaisissa tapauksissa tallennus poistetaan, ellei laki edellytä sen säilyttämistä.

3. Miksi käsittelemme henkilötietoja?

Käsittelemme edellä mainittuja henkilötietoja lainsäädännön mukaisesti ja seuraavista syistä:

Yhteystietoja käytetään uutiskirjeemme ja työtarjousten lähettämiseen sen jälkeen, kun olet suostunut vastaanottamaan sinua mahdollisesti kiinnostavaa tietoa.

Työnantajille lähetettyjen yhteystietojen, ansioluetteloiden ja henkilökohtaisten kirjeiden käsittely ja luovuttaminen on liiketoimintamme ydin, ja kaikki käsitellään, jotta voit käyttää Palvelujamme Käyttöehtojen mukaisesti. Oikeudellisista syistä tämä prosessi on valmis, kun annat suostumuksesi. Ansioluettelosi tiedot voivat sisältää arkaluonteisia henkilötietoja, joita käsitellään vain lainsäädännön mukaisen suostumuksesi hankkimisen jälkeen. Tämä suostumus hankitaan, kun lähetät henkilötietosi meille.

Suoritamme hallinnollisia järjestelmätehtäviä Palvelujemme teknisen toimivuuden varmistamiseksi. Tavoitteenamme on myös estää Palveluiden petollinen käyttö yleisten ehtojen osalta sääntelyllisen ja oikeudellisen viitekehyksen mukaisesti. Käsittelemme näitä tietoja myös laillisesti estääksemme Palvelujemme vaarantumisen ja suojellaksemme kaikkia käyttäjiä ja itseämme. Lisäksi hallinnollista tietojärjestelmää käytetään tilastoihin ja analyyseihin Palvelujemme kehittämiseksi sovellettavan lainsäädännön mukaisesti. Kiinnostus näihin tietoihin perustuu yksinomaan niiden tilastolliseen hyödyllisyyteen, eikä tarkoituksena ole tunnistaa yksilöitä.

Oikeutetun edun mukaisesti toteutettavien käsittelytoimien osalta olemme harkinneet tasapainoa omien etujesi tärkeyden ja henkilötietojesi käsittelyn merkityksen välillä etujesi ja yksityisyysoikeutesi kannalta. Olemme päätelleet, että oikeutetut etumme eivät voi olla etusijalla yksityisyysoikeuksiisi nähden, jotka estäisivät henkilötietojen käsittelyn.

4. Kenen kanssa jaamme henkilötietoja?

Yhteystiedot, ansioluettelot ja hakemukset jaetaan vain kumppaniyritysten kanssa, jotka ovat osa työpaikkailmoitusta tai haluavat tarjota työmahdollisuuksia. Jaamme henkilötietoja vain hakijaa kiinnostavien työnantajien kanssa. Meillä on sopimukset kaikkien kumppaniyritystemme kanssa, ja siksi sovellamme tehokkaita turvallisuustoimenpiteitä tietojen siirrossa Euroopan komission kehittämän mallin perusteella. Valvomme jatkuvasti, että henkilötietoja käsitellään turvallisesti omia sääntöjämme noudattaen, sekä EU:n sisällä että sen ulkopuolella.

Jotkin IT-palvelumme ja digitaaliset palveluntarjoajamme voivat käsitellä tietoja EU:n/ETA:n ulkopuolella, ja voimme soveltaa tarvittavia turvallisuustoimenpiteitä tietojen siirroissa näille vastaanottajille Euroopan komission kehittämien sopimusmallien perusteella. Voit saada lisätietoja näistä siirroista ottamalla meihin yhteyttä.

Huomioithan, että vieraillessasi verkkosivustollamme muut verkkosivustot saattavat ottaa sinuun yhteyttä, eikä niiden henkilötietojen keruu ole hallinnassamme. Kyseisten verkkosivustojen tietosuojakäytännöt säätelevät sinulta saatujen tietojen käsittelyä.

5. Kuinka kauan henkilötietoja säilytetään?

Versio hakemuksestasi säilytetään Workwide Groupin salatussa tietokannassa varmistaaksemme, että kopio työnantajille toimittamistasi tiedoista säilyy. Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin on tarpeen Palveluiden käytön kannalta ja meillä on oikeutettu etu niiden säilyttämiseen, ellei ole oikeudellista velvollisuutta säilyttää niitä pidempään. Henkilötiedot poistetaan aina pyyntösi perusteella ja kun ne eivät enää ole tarpeen käsittelyä varten.

6. Voinko pyytää teitä muuttamaan, poistamaan henkilötietoni tai peruuttamaan suostumukseni?

Kyllä. Jos et enää halua vastaanottaa uutiskirjettämme tai muita vastaavia tietoja, voit joko peruuttaa tilauksen tai pyytää henkilötietojesi poistamista. Sama koskee tilannetta, jossa olet käyttänyt jotain Palveluistamme ja haluat ansioluettelosi ja yhteystietojesi poistamista. Ryhdymme myös mahdollisuuksien mukaan toimenpiteisiin informoidaksemme muita vastaanottajia, jos haluat henkilötietojesi poistamista. Ota meihin yhteyttä osoitteessa [email protected], niin käsittelemme pyyntösi.

Sinulla on oikeus pyytää pääsy henkilötietojesi käsittelyyn tai saada lisätietoja niiden käsittelystä sekä oikeus korjata, päivittää, täydentää tai rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä. Sinulla on myös oikeus peruuttaa suostumuksesi, mikä ei vaikuta minkään aiemman tietojenkäsittelyn lainmukaisuuteen ennen suostumuksesi peruuttamista, lukuun ottamatta suoramarkkinointiviestintää.

Jos käsittely perustuu lainsäädännön mukaiseen suostumukseen tai ehtojen hyväksymiseen, sinulla on oikeus tietojen siirrettävyyteen. Tämä tarkoittaa, että voit saada meiltä henkilötietosi vakiomuotoisessa, jäsennellyssä ja koneluettavassa muodossa, ja sinulla on oikeus siirtää tietosi valitsemallesi toiselle rekisterinpitäjälle.

7. Mitä henkilötietoja teillä on minusta?

Ota meihin yhteyttä osoitteessa [email protected], niin käsittelemme pyyntösi. Voimme toimittaa sinulle kopion hallussamme olevista henkilötiedoista, jos haluat.

8. Mitä voin tehdä, jos en ole tyytyväinen siihen, miten käytätte henkilötietojani?

Ota meihin yhteyttä osoitteessa [email protected] tai tietosuojavastaavaamme osoitteessa [email protected], ja teemme parhaamme asian ratkaisemiseksi. Tarvittaessa sinulla on mahdollisuus tehdä valitus Ruotsin tietosuojaviranomaiselle (IMY), www.imy.se.

9. Oikeudelliset pyynnöt ja vahingon estäminen

Voimme käyttää, tallentaa ja jakaa tietojasi oikeudellisen pyynnön perusteella (kuten etsintälupien, tuomioistuinmääräysten, menettelyjen tai muiden) tai kun niiden välittäminen on tarpeen petollisen käytön tai muun rikollisen toiminnan havaitsemiseksi, estämiseksi tai käsittelemiseksi suojellaksemme itseämme, sinua ja muita käyttäjiä, myös tutkimuksen yhteydessä, jossa toimimme vilpittömässä mielessä lain edellyttämällä tavalla.

Tämä voi sisältää vastauksen Euroopan yhteisön tai Euroopan talousalueen ulkopuolisten lainkäyttöalueiden oikeudelliseen pyyntöön, siltä osin kuin toimimme vilpittömässä mielessä ja pyyntö tulee kyseisen lainkäyttöalueen oikeusviranomaiselta, koskee sen käyttäjiä ja on kansainvälisesti tunnustettujen standardien mukainen.

Palveluiden käyttösi kautta saatuja tietoja, mukaan lukien taloudelliset tiedot, voidaan käyttää ja tallentaa pidemmäksi ajaksi, kun tiedot ovat tutkimuksen tai oikeudellisen velvoitteen, viranomaistutkinnan tai Käyttöehtojemme mahdollisten rikkomusten tai Käytäntömme vastaisen toiminnan tutkinnan kohteena, vahingon estämiseksi.

10. Ilmoitus muutoksista

Jos teemme muutoksia tähän Tietosuojakäytäntöön, uusi Tietosuojakäytäntö julkaistaan verkossa tällä sivulla. Jos nämä muutokset ovat merkittäviä, sinulle ilmoitetaan asiasta ja suostumuksesi pyydetään uudelleen tarvittaessa.

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELY REKRYTOINTIPALVELUISSA

Tämä osio koskee henkilötietojen käsittelyä Workwiden rekrytointipalveluihin liittyen, joita tarjotaan asiakasyrityksille palvelusopimuksen nojalla ("Rekrytointipalvelut"). Tämä täydentää yllä olevia osioita, jotka koskevat kaikkia Workwiden alustojen käyttäjiä.

11. Rekisterinpitäjä rekrytointipalveluissa

Workwide AB (org.nr 556959-2404, Trekantsgatan 3, 652 20 Karlstad, Ruotsi) on rekisterinpitäjä kaikille rekrytointipalvelujen tarjoamiseen liittyvässä yhteydessä käsitellyille henkilötiedoille.

Kun Workwide toimittaa hakijatiedot asiakasyritykselle, asiakasyrityksestä tulee vastaanottamiensa hakijatietojen itsenäinen rekisterinpitäjä. Workwide ja asiakasyritys eivät toimi yhteisrekisterinpitäjinä. Kumpikin osapuoli määrittelee itsenäisesti hakijan henkilötietojen oman käsittelynsä tarkoitukset ja keinot siirron jälkeen.

12. Rekrytointipalveluissa käsiteltävien henkilötietojen kategoriat

Rekrytointipalveluissa käsiteltävät hakijatiedot:

• Koko nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja sijainti
• Ansioluettelo (CV), mukaan lukien työhistoria, koulutus, taidot ja pätevyydet
• Workwiden laatima seulontayhteenveto (soveltuvuuden arviointi, haastattelumuistiinpanot, kielitaidon arviointi)
• Palkkaodotukset ja nykyinen palkka
• Saatavuus haastatteluihin ja aloituspäivä
• Muuttovalmius ja -toiveet
• Kaikki muut tiedot, jotka hakija on vapaaehtoisesti toimittanut rekrytointiprosessin aikana

Asiakkaan yhteystiedot:

• Asiakkaan nimettyjen yhteyshenkilöiden nimi, titteli, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
• Yrityksen nimi, rekisteröity osoite ja Y-tunnus

13. Rekrytointipalveluissa tapahtuvan käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Hakijatiedot:

Workwide käsittelee hakijoiden henkilötietoja tarkoituksenaan etsiä, seuloa ja esitellä hakijoita asiakasyrityksille osana Rekrytointipalveluja. Tämän käsittelyn oikeusperuste on:

• Oikeutettu etu (6 artiklan 1 kohdan f alakohta GDPR): Workwidella on oikeutettu etu käsitellä hakijatietoja täyttääkseen sopimusvelvoitteensa asiakasyrityksille ja yhdistääkseen hakijat sopiviin työmahdollisuuksiin. Tämä etu on punnittu hakijoiden oikeuksia ja vapauksia vasten, ja Workwide on päätellyt, että käsittely ei syrjäytä hakijoiden yksityisyysetuja.
• Suostumus (6 artiklan 1 kohdan a alakohta GDPR): Kun hakijat ovat vapaaehtoisesti toimittaneet tietonsa Workwiden alustoille tai antaneet ansioluettelonsa suoraan Workwiden rekrytoijalle, suostumus hankitaan toimittamishetkellä.

Asiakkaan yhteystiedot:

Workwide käsittelee asiakkaan yhteystietoja rekrytointipalvelusopimuksen toteuttamista ja hallinnointia varten. Oikeusperuste on sopimuksen täytäntöönpanon välttämättömyys (6 artiklan 1 kohdan b alakohta GDPR) ja oikeutettu etu (6 artiklan 1 kohdan f alakohta GDPR).

14. Miten hakijatietoja jaetaan asiakasyrityksille

Kun Workwide tunnistaa hakijan potentiaaliseksi sopivaksi asiakkaan avoimeen tehtävään, Workwide jakaa hakijan tiedot asiakasyritykselle. Tähän sisältyy tyypillisesti:

• Hakijan ansioluettelo
• Workwiden laatima seulontayhteenveto
• Palkkaodotukset ja saatavuus
• Muuttovalmius
• Hakijan soveltuvuuden kannalta oleelliset muistiinpanot

Tämä jakaminen on keskeinen osa Rekrytointipalveluja, ja se on katettu Workwiden oikeutetulla edulla täyttää palvelusopimuksensa asiakkaan kanssa. Hakijoille ilmoitetaan, että heidän tietojaan voidaan jakaa palkkaaville yrityksille osana Workwiden rekrytointiprosessia.

Kun hakijatiedot on jaettu asiakasyritykselle, asiakasyritys vastaa itsenäisesti näiden tietojen käsittelystä GDPR:n mukaisten omien tietosuojavelvoitteidensa mukaisesti.

15. Henkilötietojen säilyttäminen rekrytointipalveluissa

Hakijatiedot aktiivisissa rekrytointitoimeksiannoissa:

Workwide säilyttää hakijoiden henkilötietoja vähintään 12 kuukauden ajan viimeisimmästä asiakasyritykselle esittelypäivästä. Tämä aika vastaa Workwiden palvelusopimusten esittely- ja kiertoestämisikkunaa.

Hakijatiedot tulevia mahdollisuuksia varten:

Aktiivisen rekrytointitoimeksiannon lisäksi Workwide säilyttää hakijaprofiileja hakijanseurantajärjestelmässään tarkoituksenaan yhdistää hakijat tuleviin työmahdollisuuksiin oikeutetun edun perusteella (6 artiklan 1 kohdan f alakohta GDPR). Tämä säilyttäminen jatkuu, kunnes hakija pyytää poistamista tai kunnes Workwide toteaa, että tiedot eivät enää ole merkityksellisiä.

Workwide tarkistaa säilytettävät hakijatiedot säännöllisesti vähintään joka 36. kuukausi. Profiilit, joihin ei ole liittynyt vuorovaikutusta (ei hakemusta, ei kirjautumista, ei yhteydenottoa Workwiden rekrytoijaan eikä vastausta viestintään) edeltävien 36 kuukauden aikana, voidaan anonymisoida tai poistaa. Hakijat voivat pyytää tietojensa poistamista milloin tahansa ottamalla yhteyttä osoitteeseen [email protected], ja Workwide käsittelee tällaiset pyynnöt ilman aiheetonta viivästystä.

Asiakkaan yhteystiedot:

Workwide säilyttää asiakkaan yhteystiedot palvelusopimuksen voimassaoloajan ja 24 kuukauden ajan sopimuksen päättymisen jälkeen mahdollisten avointen velvoitteiden (kuten hyvitysajat tai palkkio-oikeudet) hallinnoimiseksi.

16. Rajat ylittävät siirrot rekrytointipalveluissa

Workwide voi siirtää hakijatietoja muissa EU/ETA-jäsenvaltioissa sijaitseville asiakasyrityksille. Tällaiset siirrot ovat sallittuja GDPR:n nojalla ilman lisäsuojatoimia.

Jos hakijatietoja siirretään EU:n/ETA:n ulkopuolella sijaitsevalle asiakasyritykselle tai palveluntarjoajalle, Workwide varmistaa, että siirtoon sovelletaan asianmukaisia suojatoimia, mukaan lukien Euroopan komission hyväksymät vakiosopimuslausekkeet tai muu GDPR:n V luvun mukainen voimassa oleva siirtomekanismi.

17. Hakijoiden oikeudet rekrytointikontekstissa

Hakijoilla, joiden tietoja käsitellään osana Rekrytointipalveluja, on seuraavat oikeudet GDPR:n nojalla:

• Oikeus saada pääsy tietoihin: Pyytää kopio Workwiden heistä hallussaan pitämistä henkilötiedoista
• Oikeus tietojen oikaisemiseen: Pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaamista
• Oikeus tietojen poistamiseen: Pyytää tietojensa poistamista Workwiden oikeutettuja säilytysetuja kunnioittaen
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen: Pyytää käsittelyn rajoittamista tietyissä olosuhteissa
• Oikeus tietojen siirrettävyyteen: Vastaanottaa tietonsa jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä muodossa
• Vastustamisoikeus: Vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä
• Oikeus peruuttaa suostumus: Kun käsittely perustuu suostumukseen, peruuttaa suostumus milloin tahansa vaikuttamatta aikaisemman käsittelyn lainmukaisuuteen

Käyttääkseen mitä tahansa näistä oikeuksista hakijoiden tulee ottaa yhteyttä Workwideen osoitteessa [email protected].

Workwide AB

Trekantsgatan 3, 652 20 Karlstad, Ruotsi

Sähköposti: [email protected] | Puhelin: +46 54 22 44 440

ALV: SE 556959240401 | Reg.nr: 556959-2404

Ruotsin tietosuojaviranomainen (IMY): www.imy.se